Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości firm. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak przygotować się do zmian i jakie możliwości daje integracja systemów InsERT z KSeF. W tym poradniku wyjaśniamy najważniejsze kwestie krok po kroku.
Czym jest KSeF i kogo dotyczy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów, w której wystawia się i odbiera tzw. faktury ustrukturyzowane. Dokumenty są przechowywane w systemie centralnym i mają jednakowy format XML.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy – od jednoosobowych działalności, po duże przedsiębiorstwa i biura rachunkowe. Oznacza to, że dotychczasowe metody fakturowania muszą zostać dostosowane do nowych przepisów.
Dlaczego warto zintegrować InsERT z KSeF?
Systemy InsERT (Subiekt, Rewizor, Rachmistrz, Gratyfikant) są przygotowane do współpracy z KSeF. Dzięki integracji przedsiębiorca zyskuje:
- Automatyzację – faktury są automatycznie przesyłane do KSeF i oznaczane numerem referencyjnym.
- Oszczędność czasu – brak konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów.
- Bezpieczeństwo – dokumenty są przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów.
- Zgodność z przepisami – firma unika kar za niewystawianie faktur w KSeF.
Krok 1: Przygotowanie firmy do integracji
Przed wdrożeniem warto:
- sprawdzić, czy posiadasz aktualną wersję programu InsERT,
- zadbać o podpis elektroniczny lub profil zaufany – potrzebny do uwierzytelniania w KSeF,
- przygotować procedury obiegu dokumentów w firmie, np. kto odpowiada za wysyłkę i odbiór faktur.
Krok 2: Konfiguracja integracji w InsERT
Integracja wymaga odpowiedniego ustawienia systemu.
- W Subiekcie możesz wystawiać faktury, które po zatwierdzeniu automatycznie trafiają do KSeF.
- W Rewizorze i Rachmistrzu możesz odbierać faktury od kontrahentów i księgować je bez przepisywania danych.
- System generuje numer KSeF i archiwizuje dokument w bazie programu.
Warto powierzyć konfigurację specjalistom, aby uniknąć błędów – zwłaszcza w firmach z większą liczbą użytkowników.
Krok 3: Najczęstsze problemy i jak ich uniknąć
Podczas integracji z KSeF przedsiębiorcy najczęściej spotykają się z:
- błędnymi danymi kontrahentów – warto zadbać o ich aktualizację w bazie,
- niekompletnymi uprawnieniami – trzeba odpowiednio nadać prawa w KSeF dla użytkowników,
- starszą wersją programu InsERT – aktualizacja jest kluczowa, by działały nowe funkcje.
Krok 4: Korzyści dla biur rachunkowych
Integracja KSeF to nie tylko wymóg, ale także szansa. Biura rachunkowe zyskują:
- szybszy dostęp do faktur klientów,
- mniejsze ryzyko błędów księgowych,
- możliwość automatycznego importu dokumentów.
To realna oszczędność czasu i kosztów w codziennej pracy.
Podsumowanie
Integracja systemów InsERT z KSeF to konieczność, ale też ogromna szansa na usprawnienie procesów w firmie.
Dzięki niej:
- oszczędzasz czas,
- automatyzujesz procesy,
- zapewniasz zgodność z prawem,
- unikasz chaosu w dokumentacji.
✅ W FiliPIT pomagamy w pełnym procesie integracji – od aktualizacji systemów InsERT, przez konfigurację, po szkolenia pracowników i wsparcie techniczne.
👉 Skontaktuj się z nami, aby przygotować Twoją firmę lub biuro rachunkowe na nadchodzące zmiany w KSeF.
